ID：内审师修行与实战（shenjizhishi）

有时，当看到别人一打开电脑，电脑桌面上就是满屏满屏的文件，有word、有excel、有ppt，有图片，有CAD，甚至还有txt文件，密密麻麻的！

感觉就像一大片蛆虫在大便里挤挤攘攘、卷曲扭动着，只看着就膈应的慌，真想一锤子把他电脑给砸了。

混乱的电脑文件

昨天，刚好就碰到一位奇葩事儿，把耐性十足的我，差点给整崩溃了。

物业公司财务部门的一哥们儿，姓申，平时我都叫他小申，虽然不见得比我小，这货财务出身，负责编制和上报物业公司的收入类管理报表，也包括我正要找的一套内部管理的分析报表。

这货长得有点脸歪眼斜，但绝不难看，又有一副搞怪性格，看起来不太适当做财务，可能是因为财务岗都被女同胞们霸占了吧，偶尔冒出一位男同胞，还是很受欢迎的。

审计事项紧急，我就直接上门，找他要一些资料，重点是一份分析报表（不常用）。

刚在这货电脑前坐下，就觉得浑身就不得劲，不停地滋生出焦灼的情绪！

本来审计事项很紧急，我心里就急躁；

加上从集团跑到物业办公室，需要经过近1000米的阳光大道，得冒着40多度的高温，踩着70多度混凝土地面，才能过去。

等到小申办公室，热汗还没下去，就看到这货电脑桌上铺满了密密麻麻的文件。

一股想用砖头砸屎坑的欲望油然而升！

不过，为了找资料，我忍！

这效率？

这货在电脑里找那个报表，因为是一个季度上报一次，也不是十分重要的报表，不常用也就不好找，小申先在F盘找，再到E盘找，最后在桌面上找。

找来找去，10多分钟了，愣是没找着！

我就让他搜名字，一搜才发现，更他妈的不知道哪个是了。

就一个文件名，硬生生搜索出200多个文件，好吧，打开一个，不是，再打开一个，还不是。

最后，这货看我着急就解释说：“哥，别急，别急，让我想想！”

“我能不急吗？这都过去快20分钟了，同一个文件名，大小一样的文件，你C盘有、D盘也有、E盘和F盘又有？”

我真想骂这货，“你它娘的真是人才，你怎么能找到哪个盘是最终版的？”

我再忍！

在旁边同事的提醒下，这货终于找到了E盘里的一个文件夹里的文件夹里的文件夹的文件夹…，终于找到了一套资料。

好吧，终于有那个报表的名字了，看着文件更新时间好像也是这个月更新的。

命名的艺术

点开后，真能看出这货还挺艺术，一个文件，更新一次留一个版本，一个版本一个名字。

起不同的名字是为了分辨哪个是最终版本，关键的问题是，这一个文件夹里不止这一个文件，还有一堆不知道是啥玩意的文件。

最终，挑挑捡捡，终于将同一个文件给挑出来了，大家可以欣赏下：

《关于XX汇总分析表》

《关于XX汇总分析表-终版》

《关于XX汇总分析表-最终版》

《关于XX汇总分析表-最终终版》

《关于XX汇总分析表-最最终终版》

《关于XX汇总分析表-最最终终极版》

《关于XX汇总分析表-吐血终极版》

《关于XX汇总分析表-汗血终级版》

我直接就怼这货：“是不是还有尿血终级版？，还有最最尿血终级版？”

这货没听出讽刺，反而咧嘴一笑：“这个文件没有，其他的文件有！”

“靠！你小子真是个人才！”

“嘿嘿！”这货居然不好意思笑了，旁边的同事大姐更是调笑地说：“小申的电脑里真的就像猪窝，平时发给他的东西，一会儿就找不到了！更别说让他找东西了！”

“这么说，我还是幸运的，没花一个小时就找到东西了？”我当然没感到幸运！

“咯咯！”办公室几位女士还真就夸我幸运起来。

无语

找个文件，花了快50分钟，这他妈的效率，心焦！

打开看看吧，一打开，我更想骂娘了。

因为那文件数据都他妈是错的，还是之前的版本。

这时，小申不好意思地劝我“哥，没着急！我再找找”

看着这货也急头怪脑地，来回翻找，一个文件夹一个文件夹地点开，我也只能无语了，毕竟人家也是尽心在找。

皇天不负有心人，当我受不了准备走时，这货终于找到了。

妈的，最终版的文件放在一堆同学照片的文件夹里。

文件名字赫然写着《XX汇总表-血汗终终级极版》，名字和之前的不一样，能搜出来才怪。

总算是找到了，前前后后花了一个多小时！

换做是我的电脑，我做的文件，30秒用不了就能找到，真不知道这货平时是怎么工作的？效率在哪呢？哎！

不说这货，作为审计人员，还是建议大家，好好整理整理自己的电脑，养成好习惯。

几条文件管理小建议

1.电脑桌面上不放文件，只放文件夹，即便出现临时文件，也要随手剪切到文件夹内；

2.电脑桌面上只放文件夹的快捷方式，将工作所用的文件夹依据内容需要分别设置在E盘和F盘；C和D盘尽量不放工作文件，C盘是程序盘，不放东西，D盘用于安装各类程序。

3.将审计常用的基本资料和辅助，单独设置一个文件夹，在里面分设文件夹，比如:底稿模板、报告模板、工作计划、公司制度等等；

4.将每一个审计事项设置一个文件夹，然后归类到一个大的文件内；不同审计事项的文件夹名字尽量含带时间，比如给文件夹命名：20220622关于集团公司5月份招待费的审计，这样，我们查找文件时，有时间痕迹可寻。

5.同一审计事项文件夹里的内容，按不同内容分类：大文件夹内只包括审计底稿（excel）和审计报告（word)，其他的审计证据或过程文件，全部做成文件夹，文件夹可以按来源人名或部门名字分类，也可以按内容分类，总之，以“好找”为标准。

6.不同的版本的审计报告，按序号排列，更新一次就留一个版本，比如：《01关于集团公司2022年上半年采购事项的审计报告》；

如果更新一次，不要删除原版本，也不要在原版本上修改，直接复制一个然后在文件名上改成《02关于集团公司2022年上半年采购事项的审计报告》。

这样做的好处，可以保留任务历史版本，随时查阅删减信息，同时不怕找不到最终版本的报告。

有人说，我按时间修改版本名字？

也不是不行，只是有时候，同一天要修订好几次，有时是多人参与修订，还是按序号排列，保留的信息更全面一些。

劝君养成好习惯

最后建议大家，经常给电脑清理垃圾和杀毒，毕竟，电脑也是需要经常洗澡的！

经常整理整理电脑，就像在家里收拾衣服一样，不要求你整理得井井有条，起码不能全把衣服堆在地上吧？

想像一下，如果小申的电脑是一个人，应该会长什么样？

那人必定头顶生疮，脚下流脓，浑身脏泥，蚊蝇满身，人见了都得掩鼻而走，真想不通小申是如何工作的？

离开了物业财务室，走到火辣辣的太阳底下和滚烫的混凝土地面上，我居然能感觉到：身心一片清凉和宁静！

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